ບົດຄວມນີ້ຈະມາເລົ່າວິທີການຈັດການ Email ຢ່າງມີປະສິດທິພາບອ້າງອິງຈາກງານວິໄຈ ຫຼາຍແຫ່ງ ແລະ ປະສົບການຜູ້ຂຽນ
ໂດຍປົກກະຕິຖ້າເວົ້າເລື່ອງການສື່ສານປະຈຸບັນ ອີເມວນັບວ່ານັບມື້ເລີ່ມເປັນຊ່ອງທາງຄູ່ຂະໜານກັບການສື່ສານແບບເອກະສານພາຍໃນອົງກອນ ຫຼື ການພົວພັນກັບສາກົນ
ໃນບາງຄັ້ງ ຫຼື ສ່ວນໃຫຍ່ Email ປຽບເໝືອນຕົວດູດເວລາ ຂອງຫຼາຍບໍລິສັດ ອົງກອນກໍ່ເປັນໃດ້
ການກວດ ອີເມວຕະຫຼອດເວລາ ເປັນສິ່ງທີ່ກິນເວລາຫຼາຍ ມີ research ບົດວິໄຈງານໜຶ່ງກ່ຽວກັບ Email ອອກມາວ່າ ໂດຍສະເລ່ຍຄົນເຮົາໃນໜຶ່ງວັນ ໃຊ້ເວລາ 25% – 28% ຂອງການທຳງານທັງໝົດ ໝົດໄປກັບການ Check Email ຖ້າຄິດໄລ່ໂດຍປະມານແມ່ນ 10 – 11 ຊົ່ວໂມງຕໍ່ອາທິດ ຖືເປັນຕົວເລກທີ່ຫຼາຍສົມຄວນ
Email ເປັນຕົວທຳລາຍ ປະສິດທິພາບການທຳງານ (Productivity) ເຊິ່ງຄຳນີ້ ມີຜູ້ບໍລິຫານຈຳນວນຫຼາຍຕ່າງເວົ້າເປັນສຽງດ່ຽວກັນ, ໃນປື້ມຫຼາຍຫົວກໍ່ໃດ້ກ່າວໄວ້ເຊັ່ນກັນ ສຳລັບຫຼາຍຄົນແລ້ວບາງເທື່ອກໍ່ອົດບໍ່ໄດ້ທີ່ຈະກວດ ອີເມວໃນຕອນເຊົ້າ ຫຼື ບາງເທື່ອຕອນຄຳ່ກ່ອນເຂົ້ານອນ. ເຮົາອາດຈະຕ້ອງປ່ຽນ ວິທີຄິດ (Mindset) ຂອງຕົນເອງ ຫຼື ອົງກອນ ໃນມິຕິໜຶ່ງ ຜູ້ບໍລິຫານ ອາດຈະມີວີທີທາງໃນການແກ້ໄຂກັບວິທີການສື່ສານ
ອີເມວເປັນຕົວການ ທຳລາຍສະມາທິ (Distraction) ຂະນະການທຳງານ ຖ້າເກີດວ່າຕ້ອງສະລັບປັບປ່ຽນໄປກວດອີເມວຂະນະທຳງານ ແລ້ວກັບມາເຮັດວຽກຕໍ່ເຊິ່ງຈະເຮັດໃຫ້ເຮົາເສຍເວລາໄປເກືອບ 1 ຊົ່ວເມື່ອງເພື່ອທີ່ຈະເລີ່ມມີສະມາທິກັບມາໂໝດການທຳງານອີກຄັ້ງ
ສຳລັບຄົນທີ່ຕ້ອງຕອບອີເມວຕະຫລອດເວລາ ແມ່ນ ອາດຈະບໍ່ສາມາດກັບໄປທຳງານ Focus ໃນລະດັບ Deep Thinking ໃດ້.
ມີຂໍ້ແນະນຳທາງອອກຂອງການຈັດການ ອີເມວໃຫ້ມີປະສິບທິພາບດີຂື້ນ
Rule #1: ບໍ່ຄວນກວດອີເມວໃນຕອນເຊົ້າ
(Avoid you inbox first thing in the morning and when you off the clock)
ເພາະຖ້າເຮົາກວດອີເມວເຮົາອາດຈະເສຍເວລາເປັນຊົ່ວໂມງ ເຮົາຄວນໄປຄິດວຽກຍາກໆ, ຂຽນກົນລະຍຸດ, ວາງແຜນ, ສົນທະນາກັບ ທີມງານວິຊາການອາດຈະເໝາະສົມກ່ອນ
ສະນັ້ນຕອນເຊົ້າ ສິ່ງທີ່ສຳຄັນຄືການຄິດ ກົນລະຍຸດ ທົບທວນ ຜົນກະທົບ (Reflect) ຈາກວຽກງານ ຂອງມື້ວານ ຫຼື ຈາກອາດທິດກ່ອນ ແລະ ວາງແຜນຕ່າງໆ ແລະ ທີ່ສຳຄັນບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງກວດອີເມວກ່ອນເລີກວຽກ
ການກວດອີເມວຕອນກາງຄືນ, ເວລາໄປທຽວບໍ່ດີປານໃດ໋, ເພາະເຮົາຈະບໍ່ສາມາດ Shutdown ຕົນເອງໃດ້
ໂດຍປົກກະຕິ ຂໍ້ຕົກລົງສາກົນຂອງການຂຽນຕອບອີເມວ ແມ່ນບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງຕອບທັນທີກໍ່ໃດ້ ຈຸດປະສົງດັ້ງເດີມຂອງ ອີເມວຄືເປັນສິ່ງທີ່ບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງຕອບດ່ວນ ເຮົາອາດຈະ ຕອບພາຍໃນ 1 ເຖິງ 2 ວັນ ກໍ່ຍັງໃດ້
Rule #2: ເຮັດໃຫ້ອິນບັອກເປັນສູນ
(Empty your inbox daily)
ທ່ານບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງອ່ານອີເມວທຸກໆອັນ ແຕ່ຄວນຈະເລືອກການຈັດການກັບອີເມວແນວໃດ ໃຫ້ inbox ເປັນສູນ ຫຼື ໜ້ອຍທີ່ສຸດ ອາດຈະໃຊ້ 5 ວິທີລຸ່ມນີ້:
- Do – ຖ້າຫາກເປັນອີເມວທີ່ສາມາດຕອບໃດ້ພາຍໃນ 2 ເຖິງ 5 ນາທີ ທ່ານຄວນຈະຕອບເລີຍທັນທີ
- Delegate – ອີເມວບາງອັນທີ່ບໍ່ກ່ຽວກັບທ່ານ ຫຼື ພົວກັນກັບໃຜຄວນສົ່ງຕໍ່ໃຫ້ກັບຜູ້ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ
- Defer – ອີເມວທີບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງຕອບທັນທີຄວນເກັບໄວ້ຕອບນຳຫຼັງກໍ່ບໍ່ເສຍຫາຍ
- Delete – ສິ່ງທີ່ບໍ່ສຳຄັນຄວນລຶບອີເມວນັ້ນດີກ່ອນສະເໝີ
- File – ຖ້າຫາກວ່າອີເມວທີຄິດວ່າຈະໃດ້ນຳກັບມາທົບທວນໃນໄລຍະເວລາພາຍຫລັງອາດຈະ Archive ໄວ້
Rule #3: ຫຼຸດຜ່ອນການສົ່ງອີເມວໃຫ້ທຸກຄົນພ້ອມກັນ
(Stop CC everyone)
ໃນລະດັບອົງກອນ ຫຼື ພະແນກ ຄວນມີການກຳນົດ Policy ເລື່ອງການນຳໃຊ້ ອີເມວຢ່າງເປັນການ, ໃນບາງຄັ້ງເຮົາບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງ CC ຫາຫົວໜ້າຍ້ອນໃນບາງກໍລະນີຂະນະທຳງານ ອາດຈະຍັງບໍ່ຮອດເວລາທີ່ຫົວຫນ້າຕ້ອງຕັດສິນໃຈ ແລ້ວເກີດການລົບກວນ ບາງຄັ້ງມີການແຊກແຊ່ງ ເຮັດໃຫ້ການເຮັດວຽກນັ້ນອາດຈະສະດຸດມີບັນຫາໃດ້ ເພາະໃນສ່ວນຂອງຜູ້ທີ່ຖືກ CC ແລ້ວຈະເກີດຄວາມຮູ້ສຶກວ່າຕົນເອງຕ້ອງຕັດສິນໃຈ ຫຼື ໃຊ້ເວລາໝົດໄປກັບການອ່ານກັບອີເມວນັ້ນ. ເຮົາຄວນ CC ພາຍໃນວົງພຽງ 2 ເຖິງ 5 ຄົນກໍ່ພໍ່ແລ້ວ
ເຮົາບໍ່ຄວນ CC ໃຫ້ກັບໝົດທຸກຄົນ ເພາະບາງຂໍ້ມູນບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງຮູ້ໝົດນຳກັນທຸກຄົນ ແລະ ບາງເທື່ອກໍ່ Do Not Reply All ບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງຕອບກັບໃຫ້ທຸກຄົນເພາະຈະເປັນການລົບກວນຖ້າຫາກຂໍ່ມູນນັ້ນບໍ່ກ່ຽວຂ້ອງ
Rule #4: ກຳນົດຊ່ວງເວລາຂອງການຕອບອີເມວ
(Batch)
ການກຳນົດຊ່ວງເວລາການຕອບອີເມວແບບ Batch ໃນຄາວດ່ຽວຈະດີກ່ອນຕ້ອງມານັ່ງຖ້າຕອບອີເມວທຸກໆຄັ້ງທີ່ມີການສົ່ງມາ ຖ້າທ່ານຫາກຄິດວ່າຖ້າມີວຽກດ່ວນ ທ່ານຄວນໃສ່ Signature ທ້າຍເມວສຳລັບການຕິດຕໍ່ດ່ວນເຊັ່ນ: ເບີໂທລະສັບ, Whatsapp, ອື່ນໆ
Rule #5: ການບໍລິຫານ
(Managerment Tool)
ລອງຫາວິທີແບບອື່ນແທນການນຳໃຊ້ພຽງອີເມວເປັນຊ່ອງທາງພຽງຢ່າງດ່ຽວ ຫຼື ຊອກຫາເຄື່ອງອື່ນທີ່ມີການຈັດການສອດຄ່ອງກັບວຽກ ເຊັ່ນວ່າ: Chanebox, unroll.me , IFTTT ອື່ນໆ
Rule #6: ກຳນົດນະໂຍບາຍ ແລະ ການນຳໃຊ້ເຄື່ອງມື
(How to and what tools)
ໃນພະແນກການເຮັດວຽກຄວນຕົກລົງກັນເລື່ອງ ວິທີນຳໃຊ້ອີເມວແນວໃດ໋ໃຫ້ເກີດປະສິດທິພາບສູງສຸດ ອາດຈະລອງສຶກສາ ຫຼື ພິຈາລະນາ ການໃຊ້ເຄື່ອງມືຢ່າງ Slack , Workplace, Asana, …
Rule #7 ຫຼັກການຂຽນອີເມວ
(mail & email)
ຖ້າຈະເວົ້າເຖິງຫຼັກການຂຽນອີເມວ ກໍ່ບໍ່ຕ່າງກັນຫຼາຍ ກັບການຂຽນ ຈົດໝາຍ ທັງສອງຢ່າງແມ່ນ ມີພື້ນຖານອັນດ່ຽວກັນ ເຮົາຄວນຂຽນໃຫ້ຖືກຕາມຫຼັກການຂຽນຈົດໝາຍ ອາດຈະບໍ່ຈຳເປັນທຸກຄັ້ງສະເໝີໄປ ແຕ່ຢ່າລືມວ່າການຂຽນລັກສະນະເປັນກາງຈະປອດໄພ ເພາະອີເມວທຸກອັນສາມາດ forward ໄປຫາຄົນອື່ນໃດ້
ສະນັ້ນແລ້ວການ Proofread ນັ້ນເປັນສິ່ງທີ່ດີອ່ານຄືນລະອຽດໝັ້ນໃຈແລ້ວຄ່ອຍສົ່ງ ເພາະເຮົາຈະໝັ້ນໃຈໃດ້ວ່າຜູ້ຮັບຈົດໝາຍນັ້ນຈະເຂົ້າໃນຈຸດປະສົງຂອງຜູ້ຂຽນຊັດເຈນ
ຫຼາຍຄັ້ງ ການກຳນົດ Call to Action ນັ້ນຈຳເປັນ ເຮົາຄວນຈະບອກໄປພ້ອມວ່າໃຜຕ້ອງເຮັດຫຍັງ ຫຼື ຖ້າຈະບໍ່ມີໃຜເຮັດຫຍັງ ກໍ່ຄວນອະທິບາຍບອກພ້ອມຈະເປັນການດີ.
Rule #8 ເວັ້ນໄລຍະການຕອບອິເມວ
(Delay Your Response)
ທ່ານຄວນກຳນົດເວລາໃນການຕອບໃຫ້ສະໝຳ່ສະເໝີ ເພາະຄົນສົ່ງມັກຈະຈົດຈຳ ຄາດຫວັງ ກັບວິທີການຕອບຂອງທ່ານ
Rule #9 ພິຈາລະນາເມື່ອເຖິງເວລາ
(Yesterbox)
Yesterbox ຄືຖ້າອີເມວໃດ໋ທີ່ສາມາດລໍຖ້າໃດ້ ໃຫ້ລໍໄປກ່ອນ ບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງຕອບທັນທີ ເພາະບາງຄັ້ງເຮົາຈຳເປັນຕ້ອງຈັດສັນເວລາ ຫຼື ອີເມວທີ່ມີຄຳເຫັນ ຄຳຕັດສິນໃຈ ຈາກຜູ້ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ ແມ່ນສາມາດຖ້າໃດ້
ຂໍ້ມູນຈາກ entrepreneur